Ringkasan
Dokumen tidak selalu sama untuk setiap perusahaan. Tentukan requirement sejak RFQ agar supplier dapat mengonfirmasi dokumen untuk produk yang benar-benar ditawarkan.
1. Product specification / technical data
Specification sheet menjelaskan target atau batas parameter produk. Untuk milk powder, parameter dapat mencakup moisture, fat, protein, lactose, ash, solubility, heat class, atau kriteria lain sesuai produk.
2. Certificate of Analysis (COA)
COA biasanya berisi hasil atau parameter yang terkait dengan batch atau lot tertentu. Format dan parameter dapat berbeda antarprodusen, sehingga QA perlu menentukan parameter yang wajib diperiksa sebelum PO.
3. Identitas produk, origin, dan lot
Barang yang diterima sebaiknya dapat ditelusuri ke nama produk, produsen atau brand bila relevan, negara asal, batch/lot, serta dokumen yang menyertainya.
4. Sertifikasi atau dokumen tambahan bila relevan
Jika perusahaan atau produk akhir membutuhkan dokumen halal, sertifikasi tertentu, atau informasi compliance lain, sampaikan kebutuhan tersebut sejak tahap RFQ. Jangan mengasumsikan semua origin, brand, atau grade memiliki status dokumen yang sama.
5. Informasi kemasan dan label
Periksa net weight, identitas lot, tanggal produksi atau expiry bila tercantum, storage instruction, dan kondisi kemasan. Data penerimaan internal sebaiknya konsisten dengan barang yang datang.
6. Dokumen komersial dan pengiriman
Quotation, purchase order, invoice, packing information, dan dokumen pengiriman harus mencerminkan produk, jumlah, tujuan, dan syarat komersial yang disepakati.
Checklist sebelum PO
- Specification sheet sesuai grade
- COA atau parameter lot sesuai kebutuhan QA
- Origin dan identitas produk jelas
- Sertifikasi dikonfirmasi bila diperlukan
- Informasi label dan kemasan sesuai
- Jumlah, tujuan, dan syarat komersial tertulis
Kirim kebutuhan dokumen bersama aplikasi, spesifikasi, volume, kemasan, dan lokasi pengiriman melalui halaman kontak Multi Prima Abadi.